Kunstmatige intelligentie en automatisering gaan een steeds grotere rol spelen in de manier waarop organisaties hun reisleveranciers selecteren en beheren. Dat blijkt uit een nieuw rapport van BCD Travel, waarin 132 travel buyers uit diverse sectoren wereldwijd zijn ondervraagd. Het onderzoek biedt inzicht in hoe bedrijven hun reisprogramma’s versterken door slimme inkoopstrategieën en technologische innovatie.
Uit het rapport blijkt dat kostenbesparing de hoogste prioriteit heeft voor bijna negen op de tien ondervraagde travel buyers. Zo’n 70 procent noemt kostenreductie als belangrijkste criterium bij de evaluatie van leveranciersprestaties. Bedrijven zetten daarbij uiteenlopende strategieën in, zoals het heronderhandelen van contracten, leveranciersconsolidatie en het gebruik van technologie om processen te optimaliseren.
Andere belangrijke aandachtspunten zijn dataverzameling (38 procent), nalevingscontrole (36 procent) en het consolideren van leveranciers (31 procent). Een kwart van de respondenten wil vooral administratieve lasten verminderen, bijvoorbeeld door het RFP-proces te vereenvoudigen of AI toe te passen.
Reisuitgaven in beweging
Volgens het onderzoek zijn de reisuitgaven bij 42 procent van de organisaties in 2025 gestegen ten opzichte van vorig jaar, voornamelijk door bedrijfsgroei, nieuwe projecten en hogere tarieven. Daarentegen rapporteert 29 procent een daling, veelal door kostenbesparingen en de overstap naar virtuele vergaderingen.
Zakenreisinkopers zetten verschillende tactieken in om de kosten te beperken. Zo kiest 64 procent voor samenwerking met voorkeursleveranciers, terwijl 35% puur op de laagste tarieven focust. Daarnaast maken 40–50 procent van de organisaties gebruik van heronderhandelingen, leveranciersconsolidatie en zogenoemde reshopping-tools om prijzen te optimaliseren.
Hotelcontracten worden het vaakst vernieuwd: 87 procent doet dit jaarlijks. Voor luchtvaart- en autoverhuurcontracten gelden vaak langere looptijden van twee tot drie jaar. Contractonderhandelingen en -beheer worden door meer dan de helft van de respondenten genoemd als de meest tijdrovende taken.
Samenwerking en uitdagingen
Travel sourcing vindt meestal plaats in samenwerking met afdelingen als inkoop, financiën, HR en security. Bedrijven vertrouwen vooral op rapportages van hun Travel Management Company (TMC): 61 procent gebruikt TMC-data om naleving te monitoren, terwijl slechts 28 procent externe consultants inschakelt.
Toch blijven uitdagingen bestaan. Travel buyers noemen hoge kosten, prijsschommelingen, gefragmenteerde content en complexe RFP-processen als grootste obstakels.
“BCD helpt travel managers om beslissingen naar een hoger niveau te tillen,” zegt Teri Miller, Executive Vice President Global Client Team bij BCD Travel. “Door leveranciersdata te stroomlijnen en realtime inzichten te bieden, helpen we organisaties hun budgetten en compliance te verbeteren.”
Toekomst: AI en langere contracten
Om beter op toekomstige uitdagingen in te spelen, verwachten travel buyers een verschuiving in de manier waarop leveranciers worden geselecteerd. Meer aandacht gaat uit naar aanvullende diensten, ruimere annuleringsvoorwaarden en strengere duurzaamheidscriteria. Ook voorzien respondenten een toename in meerjarige contracten en nieuwe betaalmethoden.
Hoewel momenteel slechts 15 procent van de travel buyers AI inzet bij sourcing, onderzoekt de helft van de overige organisaties actief de mogelijkheden. 61 procent verwacht dat AI en automatisering de komende jaren een bepalende rol gaan spelen bij leveranciersbeheer.
