Marijke Poppink: Hoe effectief is pre-trip approval?

6 januari 2018

In de tijd van de economische crisis introduceerden steeds meer bedrijven het vooraf goedkeuren van zakenreizen, de zogenaamde pre-trip approval, om de kosten onder controle te houden. Nu het beter gaat met de economie en het moeilijker wordt om talent aan te trekken worden veel bedrijven opeens een stuk soepeler, want in een schaarse markt wil je die ene medewerker koste wat het kost binnenhalen.

Als er dan toch pre-trip approval wordt ingevoerd is een simpele uitleg in een paar pagina's, het liefst visueel, de beste methode. In mijn carrière heb ik al verschillende keren een pre-trip approval proces ingevoerd en weer aangepast. Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken. Hieronder een aantal opties en het beoogde effect. Ik wil graag benadrukken dat alles staat en valt bij het draagvlak en de juiste manier van invoeren en implementeren.

Ten eerste moet het approval proces passen bij de bedrijfscultuur. Ten tweede ben ik er persoonlijk voorstander van om de proces flow te integreren met de online boekingssystemen voor een zo efficiënt mogelijk proces.

Zijn vooral controle en kostenbeheersing belangrijk, dan kan active approval heel passend zijn. Er moet hierbij goedkeuring worden gegeven voordat een ticket uitgegeven mag worden. Realiseer je wel dat er een deadline zit aan de ticketafgifte en dat als die verloopt, een nieuwe boeking gemaakt moet worden, met alle kosten van dien. Bij dit proces moet je veel draagvlak hebben van zowel de goedkeurende managers als de reizigers. Mijn ervaring leert echter dat het gemiddelde percentage van boekingen die worden afgekeurd in veel gevallen minder is dan twee procent. Vraag jezelf dus wel eerst af of alle inspanningen van met name leidinggevenden die dit proces met zich meebrengt ook echt de moeite waard zijn.

Is kostenbeheersing belangrijk maar controle minder en kies je voor een meer autonoom proces, kies dan voor passive approval. Dan wordt de uitgifte van een ticket niet geblokkeerd maar heb je wel controle en ook meer autonomie voor zowel boeker, reiziger als leidinggevende. Hier heb je al snel de voordelen van de zogenaamde visual guilt, het fenomeen dat men zich schuldig voelt als er niet voor de goedkoopste optie wordt gekozen. Men weet ook dat de manager kan zien waarom niet de goedkoopste optie is gekozen. In dit geval moeten managers wel alert zijn, want alleen als ze ingrijpen kunnen ze de kosten beheersen.

Wil je vooral een erg efficiënt proces maar ook kostenbeheersing en inzicht in je kosten, dan is een end-to-end oplossing erg effectief. Online approven via de expensetool, geïntegreerd met de online bookingtool, zodat alle processen goed op elkaar zijn afgestemd. Een voordeel hiervan is dat je een goed overzicht krijgt van total cost of trip en niet alle data gescheiden hebt zodat het moeilijk wordt de uiteindelijke kosten voor een trip bij elkaar te sprokkelen.

Als autonomie en vertrouwen het zwaarst wegen dan kun je het reisbeleid als advies tonen en niet als regels, persoonlijk en uit ervaring vind ik dat dan het hoger management ook het goede voorbeeld moet geven, want een goed voorbeeld doet volgen.

Kortom er is veel mogelijk en het is erg belangrijk om goed naar de gewenste uitkomst en de bedrijfscultuur te kijken; bereik ik hiermee ook echt het beoogde effect?

Marijke Poppink
[email protected]

Deze column is eerder verschenen in Luchtvaartnieuws Magazine.

Reageren op artikelen? Er gelden spelregels. De redactie behoudt het recht om reacties die niet aan de regels voldoen te verwijderen.

Copyright Reismedia BV 2018